: (0216) 677 18 30
Geleceğinizi Yetiştiriyoruz
/ okankoleji

KVK Bilgilendirme

 

OKAN KOLEJİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

Versiyon 0.1

17/09/2018

İÇİNDEKİLER

  1. GİRİŞ. 2

1.1.  Politikanın Amacı ve Kapsamı 2

1.2.  Yürürlük ve Değişiklik. 2

  1. KURUMUMUZUN YÜRÜTTÜĞÜ KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNE YÖNELİK VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ 2

2.1.  Veri Sahipleri 2

2.2.  Kişisel Veri İşleme Amaçları 3

2.3.  Kişisel Veri Kategorileri 5

  1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR. 6

3.1.  Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler. 6

3.2.  Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar. 7

3.3.  Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar. 8

  1. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI 8
  2. VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI 9
  3. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ 10
  4. KANUN KAPSAMI VE UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR. 11

 

1. GİRİŞ

1.1. Politikanın Amacı ve Kapsamı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; işbu Okan Koleji Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (“Politika”), Okan Koleji (“Okan Koleji” veya “Kurum”) Kanuna uyumluluğunun sağlanmasını ve Okan Koleji tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde uyulacak prensiplerin belirlenmesini amaçlamaktadır.

Politika, kişisel verilerin işleme şartlarını belirlemekte ve kişisel verilerin işlenmesinde Okan Koleji tarafından benimsenen ana ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu çerçevede Politika, Okan Koleji tarafından Kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini, Okan Koleji’nin işlediği tüm kişisel verilerin sahiplerini ve işlediği tüm kişisel verileri kapsamaktadır.

Okan Koleji çalışanlarının kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin hususlar, işbu Politika’nın kapsamında olmayıp, Okan Koleji Çalışan Kişisel Verilerinin İşlenmesi ve Korunması Politikası’nda ayrıca düzenlenmektedir.

Politika’da kullanılan terimlere ilişkin tanımlar EK-1’de bulunmaktadır.

1.2. Yürürlük ve Değişiklik

Politika, Okan Koleji tarafından internet sitesinde yayımlanarak kamuoyuna sunulmuştur. Başta Kanun olmak üzere yürürlükteki mevzuat ile bu Politika’da yer verilen düzenlemelerin çelişmesi halinde mevzuat hükümleri uygulanır.

Okan Koleji, yasal düzenlemelere paralel olarak Politika’da değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Politika’nın güncel versiyonuna Okan Koleji web sitesinden [_____] erişilebilir.

 

2. KURUMUMUZUN YÜRÜTTÜĞÜ KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNE YÖNELİK VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ

2.1. Veri Sahipleri

Politika kapsamındaki veri sahipleri, Okan Koleji tarafından kişisel verileri işlenmekte olan Okan Koleji çalışanları dışındaki tüm gerçek kişilerdir. Bu çerçevede genel olarak veri sahibi kategorileri aşağıdaki şekildedir:

 VERİ SAHİBİ   KATEGORİLERİ  AÇIKLAMA
 1.  Öğrenci  Okan Koleji nezdinde öğrenim gören gerçek kişileri   ifade etmektedir.
 2.  Öğrenci Adayı  Okan Koleji nezdinde öğrenim görme amacı ile   başvuruda bulanan gerçek kişileri ifade etmektedir.
 3.  Mezun Öğrenciler  Okan Koleji nezdinde öğrenimini tamamlamış gerçek   kişiler
 4.  Özel (Misafir)   Öğrenciler  Okan Kolejine çeşitli etkinlik, program ve eğitim amacı   ile gelen yetişkin, öğretmen ve öğrencileri ifade   etmektedir.
 5.  Veli  Okan Koleji nezdinde öğrenim gören gerçek kişilerin   (öğrencilerin) yasal vasilarini ifade etmektedir.
 6.  Ziyaretçi  Okan Koleji yerleşke ve internet sitesini ziyaret eden   gerçek kişileri ifade etmektedir.
 7.  Çalışan  Okan Koleji nezdinde çalışmakta olan kadro dışı   öğretim üyesi ve görevlisi, kadrolu öğretim üyesi ve   görevlisi, öğretim üyesi ve görevlisi gibi gerçek kişileri   ifade etmektedir.
 8.  Çalışan Adayı  Okan Koleji nezdinde çalışmak amacı ile başvuru   yapan öğretim görevlisi ve öğretim üyesi adayları gibi   gerçek kişileri ifade etmektedir.
 9.  Üçüncü Kişiler  Yukarıda yer verilen veri sahibi kategorileri ile Okan   Koleji çalışanları hariç gerçek kişileri ifade etmektedir.

 

Veri sahibi kategorileri genel bilgi paylaşımı amacıyla belirtilmiştir. Veri sahibinin, bu kategorilerden herhangi birinin kapsamına girmemesi, Kanun’da belirtildiği şekilde veri sahibi niteliğini ortadan kaldırmamaktadır.

2.2. Okan Koleji Kişisel Veri İşleme Amaçları

Okan Koleji tarafından kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:

 ANA AMAÇLAR  ALT AMAÇLAR
 Kurumun İnsan Kaynakları   Politikaları ve Süreçlerinin   Planlanması ve İcra Edilmesi  1. İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması

 2. İnsan kaynağı temin süreçlerinin yürütülmesi

 Kurum tarafından sunulan   hizmetlerden ilgili kişileri   faydalandırmak için gerekli   çalışmaların iş birimlerimiz   tarafından yapılması ve ilgili iş   süreçlerinin yürütülmesi   

 1. Sözleşme süreçlerinin ve hukuki taleplerin takibi

 2. Kurum- öğrenci ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası

 3. Mezun ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası

 4. Kurum -veli ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası

 5. Talep ve şikayetlerin takibi

 

 

 Kurum tarafından yürütülen   faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için   ilgili iş birimlerimiz tarafından   gerekli çalışmaların yapılması ve   buna bağlı iş süreçlerinin   yürütülmesi

 1. İş faaliyetlerinin planlanması ve icrası

 2. Etkinlik yönetimi

 3. İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve icrası

 4. Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası

 5. Kurumsal yönetim faaliyetlerin planlanması ve icrası

 6. İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve icrası

 7. Finans ve muhasebe işlerinin takibi

 8. Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası

 9. Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi

 10. Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerin planlanması ve icrası

 11. Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması

 Kurumun ve Kurumla iş ilişkisi   içerisinde olan ilgili kişilerin   hukuki, teknik ve ticari-iş   güvenliğinin temin edilmesi  1. Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi

 2. Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi

 3. Kurum faaliyetlerinin kurum prosedürleri ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icrası

 4. Verilerin doğru ve güncel olmasının sağlanması

 5. Kurum kampüs yerleşke ve tesislerinin güvenliğinin temini

 6. Kurum demirbaşlarının ve kaynaklarının güvenliğinin temini

 

 Kurum tarafından program ve   hizmetlerinin ilgili kişilerin   beğenisine sunulması, önerilmesi   ve tanıtılması için gerekli olan   aktivitelerin planlanması ve icrası  1. Kurum program ve hizmetlerinin pazarlama süreçlerinin planlanması ve icrası

 2. Kuruma bağlılık oluşturulması ve arttırılması süreçlerinin planlanması ve icrası

 

2.3. Kişisel Veri Kategorileri

Okan Koleji tarafından aşağıda kategorize edilmiş kişisel verileriniz, Kanun’da ve ilgili mevzuatta yer alan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir:

 KİŞİSEL VERİ   KATEGORİZASYONU  AÇIKLAMA
 Kimlik Bilgisi  Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık   kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan kişinin   kimliğine dair tüm bilgiler
 İletişim Bilgisi  Telefon numarası, adres, e-mail gibi veri sahibiyle iletişim   kurulmasına yönelik bilgiler
 Lokasyon Verisi  Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu   açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, veri   sahibinin konumunu tespit etmeye yarayan veriler
 Bilgi Sistem Kayıt   Bilgileri  Öğrenci ve personele ait e-mail kaytları, İnternet kullanım   kayıtları, Mail trafiği izleme bilgisi
 Aile Bireyleri ve   Yakın Bilgisi  Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu   açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, ilgili   Kurum ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak   amacıyla işlenen kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve   yakınları hakkındaki bilgiler
 Risk Yönetimi Bilgisi  Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu   açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, Kurum’un   ticari, teknik ve idari risklerini yönetebilmek için işlenen   kişisel veriler
 Fiziksel Mekân  Güvenlik Bilgisi  Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış   sırasında alınan kamera kayıtları, parmak izi kayıtları gibi   kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler
 İşlem Güvenliği   Bilgisi  Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve   ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel   verileriniz
 Finansal Bilgi  Kurumumuzun kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki   ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu   gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler
 Çalışan Adayı Bilgisi  Kurumumuzun çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş   veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği   Kurumumuzun insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda     çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya Kurumumuzla   çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel   veriler
 Hukuki İşlem ve   Uyum Bilgisi  Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve   borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Kurum   politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler
 Denetim ve Teftiş   Bilgisi  Kurumumuzun kanuni yükümlülükleri ve Kurum   politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler
 Özel Nitelikli Veri  Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı,   dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek,   vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza   mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile   biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.
 Pazarlama Bilgisi  Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu   açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, Kurum   tarafından pazarlama faaliyetlerinde kullanılacak veriler
 Talep/Şikâyet   Yönetimi Bilgisi  Kurumumuzun yöneltilmiş olan her türlü talep veya   şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel   veriler
 İtibar Yönetimi   Bilgisi  Kurumumuzun ticari itibarını korumak maksatlı toplanan   bilgiler ve buna ilişkin oluşturulan değerlendirme raporları   ile alınan aksiyonlarla ilgili bilgiler
 Olay Yönetimi Bilgisi  Kurumumuzun ticari hak ve menfaatleri ile öğrencilerimizin   hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen olaylara   karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına   yönelik olarak işlenen kişisel veriler
 Öğrenci Bilgisi  Öğrenci No, Öğrenci Gelir Bilgisi, Öğrenci Eğitim Bilgisi,   Öğrenci Not Bilgisi, Öğrenci okul bilgisi, Öğrenci Aldığı Ders   Bilgisi, Katıldığı etkinlik ve faaliyetler bilgisi, COOP ve Staj   bilgisi, Kısmi çalışma ve işe yerleştirme bilgileri
 Mezun Bilgisi  Transcript Kayıtları, Öğrenci Belgesi
 Öğrenci İşlem Bilgisi  Call Center Kayıt, Gişe Dekontları, Öğrenci Talimatları,   Kişiyle ilişkilendirilen herhangi bir talimat ve talebe bağlı   olmadan toplanan kişinin kullandığı ürün ve hizmetlerle   ilgili kayıtlar (örneğin mobil app’i ve internet sitesini   kullanım sıklığı, kullanım zamanları gibi)

 

 Öğrenci Aday   Başvuru Bilgisi  Mülakatları ve Değerlendirmeler, Cover Letterlar, CV’ler
 Aday Öğrenci Bilgisi  Okul Adı, Bulunduğu Sınıf, Üniversite kazanım durumu   bilgisi, Sınav sonuçları bilgisi, İngilizce yeterlilik bilgisi,   İlgilendiği lisans programları bilgisi
 Görsel ve İşitsel Veri  Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu   açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan, kişisel veri   sahibiyle ilişkilendirilen görsel ve işitsel kayıtlar

 

3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR

3.1. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler

Okan Koleji tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir. Bu ilkelere her bir kişisel veri işleme faaliyeti açısından uyulması zorunludur:

  • Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi; Okan Koleji, kişisel verilerinizin işlenmesinde kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine uygun olarak hareket eder; kişisel verileri işlenme amacı ile sınırlı olarak işlemeye ve veri sahiplerinin makul beklentilerini dikkate almaya önem verir.
  • Kişisel verilerin doğru ve güncel olması; Okan Koleji tarafından işlenen kişisel verilerinizin güncel olup olmadığına, buna ilişkin kontrollerin yapılmasına dikkat edilir. Veri sahiplerine bu kapsamda doğru ve güncel olmayan verilerinin düzeltilmesini veya silinmesini isteme hakkı tanınır.
  • Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi; Okan Koleji, her bir kişisel veri işleme faaliyetinden önce veri işleme amaçlarını tespit eder ve bu amaçların hukuka aykırı olmamasına dikkat eder.
  • Kişisel verilerin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması; Okan Koleji tarafından veri işleme faaliyeti toplama amacını gerçekleştirme için gerekli olan kişisel verilerle sınırlandırılmakta ve bu amaçla ilişkili olmayan kişisel verilerin işlenmemesi için gerekli adımlar atılmaktadır.
  • Kişisel verilerin mevzuatın ya da işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanması; Okan Koleji tarafından kişisel veri işleme amacının ortadan kalkmasından sonra ya da mevzuatta öngörülen sürenin dolması ile birlikte kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.

3.2. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Okan Koleji tarafından kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işlenmektedir. Söz konusu şartlara ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır:

  • Kişisel veri sahibinin açık rızasının olması diğer veri işleme şartlarının var olmadığı durumlarda, 3.1. başlık altında yer verilen genel ilkelere uygun olarak, Okan Koleji tarafıdan veri sahibinin kişisel verileri, veri sahibinin özgür iradesi ile kişisel veri işleme faaliyetine ilişkin yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi halinde işlenebilmektedir.
  • Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde Okan Koleji tarafından kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan işlenebilecektir. Bu durumda Okan Koleji, ilgili hukuki düzenleme çerçevesinde kişisel verileri işleyecektir.
  • Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibinin açık rızasının elde edilememesi ve kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, Okan Koleji tarafından rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan veri sahibine ait kişisel veriler, veri sahibinin veya üçüncü bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak adına kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda işlenecektir.
  • Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması durumunda, veri sahibi ile Okan Koleji arasında kurulan veya halihazırda imzalanmış olan sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilecektir.
  • Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması durumunda Okan Koleji, yürürlükteki mevzuat kapsamında öngörülen hukuki yükümlülüklerini yerine getirme amacıyla kişisel verileri işlemektedir.
  • Veri sahibinin kişisel verilerini alenileştirmiş olması, veri sahibi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış, alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler alenileştirme amacı ile sınırlı olarak Okan Koleji tarafından veri sahiplerinin açık rızası olmasa da işlenebilecektir.
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda, Okan Koleji zorunluluk kapsamında veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilecektir.
  • Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde, Okan Koleji ile veri sahibinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla Okan Koleji tarafından kişisel veriler işlenebilecektir. Bu kapsamda, meşru menfaate dayanarak verilerin işlenmesinde Okan Koleji öncelikle işleme faaliyeti sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler. Kişisel verilerin işlenmesinin veri sahibinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir ve dengenin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.

3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Kanunun 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayıda olacak şekilde belirtilmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.

Okan Koleji, özel nitelikli kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ilave tedbirlerin alınmasını sağlayarak aşağıdaki durumlarda işleyebilmektedir:

  • Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin açık rıza vermesi halinde veya kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda işlenebilmektedir.
  • Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmektedir.

4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Okan Koleji, Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde sıralanan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenmiş olan ilave düzenlemelere uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması durumunda kişisel verileri yurtiçinde veya yurtdışına aktarabilmektedir.

  • Kişisel verilerin yurtiçinde üçüncü kişilere aktarımı, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla kişisel verileriniz Okan Koleji tarafından aktarılabilmektedir.
  • Kişisel verilerin yurtdışında üçüncü kişilere aktarımı, kişinin açık rızası olmadığı hallerde, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla Okan Koleji tarafından kişisel verileriniz yurtdışına aktarılabilmektedir.

Aktarımın yapılacağı ülkenin Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilecek güvenli ülkelerden olmaması halinde, Okan Koleji ve ilgili ülkedeki veri sorumlusunun yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi üzerine, Kişisel Verileri Kurul’un bu işleme izin vermesi ile Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan veri işleme şartlarından (bakınız Politika 3. Başlık) en az birinin varlığı halinde kişisel veriler yurtdışında üçüncü taraflara aktarılabilmektedir.

Kanunun genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde Okan Koleji, aşağıdaki tabloda kategorizasyonu yapılmış taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir:

 PAYLAŞILAN  TARAF   KATEGORİZASYONU    KAPSAM  AKTARIM AMACI
 İş Ortağı  Okan Koleji’nin ticari   faaliyetlerini yürütürken iş   ortaklığı kurduğu taraflar  İş ortaklığının kurulma   amaçlarının yerine   getirilmesini temin etmek   amacıyla sınırlı olarak   kişisel verilerin paylaşımı
 Tedarikçi  Okan Koleji’nden aldığı   talimatlar doğrultusunda ve   Okan Koleji ile arasındaki   sözleşmeye dayanarak Okan   Koleji’nin ticari faaliyetlerini   sürdürmesine yönelik hizmet   sunan taraflar  Tedarikçiden dış kaynaklı   olarak temin edilen   hizmetlerin alınması ile   sınırlı olarak aktarım
 Okan Topluluğu   Şirket ve Kuruluşları  Okan Hastanesi, İstanbul   Okan Üniversitesi,…
 Kanunen Yetkili   Kamu Kurumu  Hukuken Okan Koleji’nden   bilgi ve belge almaya yetkili   kamu kurum ve kuruluşları  İlgili kamu kurum ve   kuruluşlarının bilgi talep   etme amacıyla sınırlı olarak   kişisel veri paylaşımı
 Kanunen Yetkili Özel   Kurum  Hukuken Okan Koleji’nden   bilgi ve belge almaya yetkili   özel hukuk kişileri  İlgili özel hukuk kişilerinin   hukuki yetkisi dahilinde   talep ettiği amaçla sınırlı   olarak verilerin paylaşımı

 

5. VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI

Kanunun 10. maddesine göre kişisel verilerin işlenmesinden önce veya en geç kişisel verilerin işlenmesi anında, veri sahiplerinin kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatılmaları gerekmektedir.  İlgili madde gereğince gereğince veri sorumlusu sıfatıyla Okan Koleji tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin yürütüldüğü her durumda veri sahiplerinin aydınlatılmasını sağlamak üzere Kurum içi gerekli yapı oluşturulmuştur. Bu kapsamda;

  • Kişisel verilerinizin işlenme amacı için lütfen Politika’nın 2.2. bölümünü inceleyiniz.
  • Kişisel verilerinizin aktarıldığı taraflar ve aktarım amacı için lütfen Politika’nın 4. Bölümünü inceleyiniz.
  • Fiziki veya elektronik ortamlarda farklı kanallarla toplanabilen kişisel verilerinizi işlenmesine ilişkin şartları incelemek için lütfen Politika’nın 3.2 ve 3.3. bölümüne bakınız.
  • Veri sahibi olarak Kanun’un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu belirtmek isteriz:
  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
  • Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, [______] den ulaşabileceğiniz Okan Koleji Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak Kurumumuza iletebilirsiniz.  Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.

Okan Koleji, başvuruların değerlendirilmesi sırasında öncelikle talepte bulunan kişinin gerçek hak sahibi olup olmadığını tespit etmektedir. Bununla birlikte Okan Koleji gerek gördüğü durumlarda talebin daha iyi anlaşılabilmesi için detaylı ve ek bilgi isteyebilmektedir.

Okan Koleji tarafından veri sahibi başvurularına yanıtlar, yazılı olarak veya elektronik ortamda veri sahiplerine bildirilmektedir. Başvurunun reddedilmesi halinde ret nedenleri gerekçeli olarak veri sahibine açıklanacaktır.

Kişisel verilerin doğrudan veri sahibinden elde edilmemesi halinde; Okan Koleji tarafından (1) kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde, (2) kişisel verilerin veri sahipleri kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında, (3) kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı esnada veri sahiplerinin aydınlatılmasına ilişkin faaliyetler yürütülmektedir.

 

6. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kanun’un 7. maddesi gereğince hukuka uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler tarafından resen veya veri sahibinin talebi üzerine Okan Koleji, Kurum tarafından yayımlanan rehberlere uygun olarak siler, yok eder veya anonim hâle getirir.

7. KANUN KAPSAMI VE UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR

Aşağıda belirtilen durumlar Kanun kapsamı dışındadır:

  • Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Aşağıda sayılan durumlarda Okan Koleji tarafından veri sahiplerine aydınlatma yapılması gerekmemektedir ve veri sahipleri, zararlarının giderilmesine ilişkin hakları hariç olmak üzere, Kanun’da belirtilen haklarını kullanamayacaklardır:

  • Kişisel veri islemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
  • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
  • Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

 

EK-1: TANIMLAR

 TANIM  
 Açık Rıza  Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür   iradeyle açıklanan rıza.
 Anonim Hale   Getirme  Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette   kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle   ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
 Çalışan  Okan Koleji çalışanı olan gerçek kişiler.
 Çalışan Adayı  Okan Koleji çalışanı olmayan ancak çeşitli yöntemlerle Okan Koleji   çalışan adayı statüsünde olan gerçek kişiler
 Kişisel Sağlık   Verisi  Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü   sağlık bilgisi.
 Kişisel Veri  Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
 Veri Sahibi  Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
 Kişisel   Verilerin   İşlenmesi  Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da   herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik   olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması,   muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi,   açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale   getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi   gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
 Kanun  7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan   6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
 Özel Nitelikli   Kişisel Veri  Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya   diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği,   sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle   ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
 Politika  Okan Koleji Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası
 Kurum/Okan   Koleji  Okan Koleji
 İş Ortakları  Okan Koleji’nin ticari faaliyetleri çerçevesinde sözleşmesel ilişkiler   kapsamında ortaklık kurduğu kişiler.
 Veri Sahibi  Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
 Veri İşleyen  Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel   veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.
 Veri   Sorumlusu  Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen,   verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri yöneten kişidir.